海南经贸职业技术学院·纪检监察处
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海南经贸职业技术学院关于进一步加强采购管理工作的若干规定(试行)

来源:海南经贸职业技术学院·纪检监察处  日期:2017-05-23 15:21:14  点击:2122  属于:规章制度
    为了进一步规范和加强学院的货物、服务及工程采购管理工作,加快推进各类项目的实施,简化工作流程,提高资金使用效率,更好地为学院教育教学及管理服务,根据国家及省的有关法律法规,并给合学院的实际,现就如何进一步加强采购管理工作规定如下。
    一、采购管理职责与流程划分
    1.职责
    学院招投标领导小组,负责领导全院的采购管理工作。
招投标领导小组办公室(挂靠在党政办公室,以下简称“招标办”)负责采购管理制度的制定、确定编制预算的造价咨询公司、主持校内集中采购(包括确定采购方式并主持采购工作)或组织政府采购(包括拟定招标代理公司和采购方式报招投标领导小组核准、配合计划财务处向省财政厅申报采购计划、复核招标文件、配合与督查招标代理公司实施采购等),并对采购过程(包括立项及经费申请至合同签订环节)的资料进行归档。
    后勤处负责工程及其后勤保障相关的设备、服务类项目(含水电器材、劳保用品、物业管理、绿化养护、卫生消杀、卫生保洁、白蚁防治和系统养护等)采购的具体实施。
实训中心负责仪器设备、信息化与软件系统、办公用品、家具等物资以及相关服务类项目采购的具体实施。
    此外,党政办公室负责学院各部门、单位报刊杂志项目采购的具体实施;教务处负责教材项目采购的具体实施;图书馆负责馆内图书、报刊及杂志项目采购的具体实施;其它不属于以上划分职责内项目的采购,由招投标领导小组确定实施部门、单位(以下简称为管理部门)。
    2.流程
    在各类项目管理的流程中,除招标办根据上述规定完成相应的环节和审计部门负责项目审计环节以外,其余的各个环节(含立项及经费申请、项目设计或实施方案、编制预算、初核招标文件、拟定及签订合同、施工及监理、验收、固定资产登记、结算及款项支付等),则由管理部门商使用部门、单位(以下简称为使用部门)跟踪至完成,并对项目全过程的资料进行归档。
    二、立项、经费审批和预算编制
    3.立项及经费审批
    凡有项目采购需求的,由使用部门(或管理部门商使用部门)根据项目的类型,分别填写《海南经贸职业技术学院货物、服务类项目及各类活动立项及经费申请表》、《海南经贸职业技术学院工程类项目立项及经费申请表》(见附件1、2),并按规定履行行政审批手续。其中,办公用品类采购申请原则上于每学期初及学期末提出。
    凡经院长办公会议或党委会会议审议通过或上级主管部门审批下达的项目及预算,不必再履行行政审批手续,只须提供院长办公会议或党委会会议纪要和上级主管部门审批文件即可实施。
    凡是使用省本级财政性资金新建、改建、扩建或者运行维护的信息化项目,具备下列情形之一的,由管理部门商使用部门编制项目可行性研究报告,网络信息中心提供技术支持,并由网络信息中心报送省工业和信息化厅审批。
    一是投资金额在100万元及以上的信息基础设施、信息资源库、信息应用系统等新建、改建或者扩建项目;
    二是首次申报投资金额在50万元及以上的部门整体信息系统运行维护项目;
    三是首次批复年度投资金额在50万元及以上的部门整体信息系统运行维护项目,其本年度申报金额超出首次立项批复金额10%(含)的。
    4. 预算编制
    凡金额在0.5万元及以上的货物、服务类采购项目,均需编制预算书(见附件1-1表),不足0.5万元视情况而定。原则上投资总额在50万元及以上的仪器设备、实训基地(室)、多媒体教室以及信息化与软件类项目和投资总额在100万元及以上的工程类项目的设计(或实施)方案,均应先由管理部门牵头组织使用部门等相关人员及技术顾问,进行论证,必要时聘请校外专家提供专业评估,并由管理部门会同使用部门填写《海南经贸职业技术学院项目设计(或实施)方案审批表》(见附件3),报学院领导审批后,必要时还要提交院长办公会议或党委会议审定,方能进入编制预算等环节。
    凡属于工程类并且金额在在0.5万元及以上的项目,均需编制预算书,不足0.5万元视情况而定。其中,0.5万元及以上不足10万元的,由施工单位提出施工方案、编制初步预算书后,由后勤处送学院聘请的专业造价人员审核形成预算书;10万元及以上的,由后勤处安排学院聘请的施工员编制施工方案,或由后勤处商招标办选定设计单位进行设计(或编制施工方案),并报学院领导审批后,再商招标办确定造价咨询公司编制预算书。其中投资总额在200万元及以上的,须由审计部门商招标办再确定另外一家造价咨询公司进行预算审核。
    三、预结算审计及审批权限
    5.货物、服务类项目预结算审计
  (1)货物、服务类项目预算
    凡采购金额在0.5万元及以上的,并且除通讯费、水电费、燃料费、旅差培训会议费、图书教材费、报纸杂志费、媒体宣传广告费、列入学院资源库咨询公司咨询费、微课(慕课等)类课程建设费、电子数据库(软件及网络开发等)等相关货物、服务类和政府协议供货以外的项目,必须进行预算审计。此外,不属以上的货物、服务类项目,可由审计部门牵头组织招标办及相关部门询价或谈判的方式予以确定。
    金额在0.5万元及以上不足10万元的货物、服务类项目,报送审计部门委托学院聘请的专业造价人员进行审计;10万元及以上的,报送审计部门商招标办确定造价咨询公司进行审计。
  (2)货物、服务类项目结算
若数量及性能等指标与合同约定一致者,验收合格后,直接办理国有资产登记和款项支付等手续。
    若数量及性能等指标与合同约定不一致者,由管理部门凭《海南经贸职业技术学院货物、服务类项目变更审批表》(见附件8)和验收合格等相关材料,报送审计部门进行结算审计,再办理国有资产登记和款项支付等手续。凡与合同约定不一致的采购项目变更部分金额在0.5万元及以上不足10万元的,报送审计部门委托学院聘请的专业造价人员进行结算审计;10万元及以上的,报送审计部门商招标办确定造价咨询公司进行计算审计;与合同约定不一致的协议供货项目,由审计部门进行结算审计,必要时可委托学院聘请的专业造价人员或造价咨询公司进行结算审计。
    6.工程类项目预结算
  (1)工程项目预算
工程类项目根据第4条规定编制预算书(或进行预算审核后),履行行政审批手续后,直接按规定实施采购。
  (2)工程类项目结算
    金额在0.5万元及以上不足10万元的,施工单位编制结算书,由后勤处报送审计部门委托学院聘请的专业造价人员进行结算审计(结算审计与预算审核应为不同人员);10万元及以上的,施工单位编制结算书,由后勤处报送审计部门商招标办确定造价咨询公司进行结算审计,其中在200万元及以上并且使用财政资金的,先由施工单位编制结算书,接着由后勤处报送审计部门商招标办确定造价咨询公司进行初步审计,最后再报送省财政评审中心进行结算审计。
    7.项目预结算审批权限 
    金额不足5万元的,由审计部门人员审查,报审计部门负责人批准;5万元及以上至不足50万元的,由审计部门人员审查(其中10万元及以上的必须委托由造价咨询公司审计),并经审计部门负责人审核后,报学院分管审计工作领导批准;50万元及以上至不足200万元的,履行以上程序后,经学院分管审计工作领导签署意见,报院长批准;200万元及以上的,履行以上程序后,报院长办公会议批准。
    办理项目预结算审计,须由审计部门负责填写《海南经贸职业技术学院项目(或活动)预结算审计审批表》(见附件4)。
    四、采购实施
    8.货物、服务类采购限额标准
    金额不足0.5万元的,由使用部门直接采购;0.5万元及以上至不足1万元的,原则上由使用部门在学院供应商资源库中,并通过询价的方式予以采购,填写《海南经贸职业技术学院项目询价采购确认表》(见附件5),并履行相关程序和手续;1万元及以上的,由使用部门送管理部门汇总、审核,再由管理部门将有关材料报送招标办,并由招标办实施采购。
    凡采购协议供货货物,无论金额大小,都必须要实行政府采购。
    9.工程类采购限额标准
    金额不足0.1万元的零星维修(不含水电),由使用部门直接实施,原则上一年度累计不超过1万元,并从部门二级预算中列支;不足0.5万元的,由后勤处直接实施;0.5万元及以上至不足3万元的,由后勤处根据业绩、资质、服务质量与效率等因素,并经处务会议选定施工单位;3万元及以上不足10万元的,由招标办根据资源库排序选定施工单位;10万元及以上的,由使用部门送后勤处汇总、审核,再由后勤处将有关材料报送招标办审查,并由招标办实施采购。
    10.校内集中采购
    属于校内集中采购的,在评标结束后,由招标办填写《海南经贸职业技术学院项目询价采购确认表》(见附件5),不足5万元的,招投标领导小组副组长批准;5万元及以上的,由招投标领导小组副组长审核后,再报组长批准。履行以上审批手续,并经公示无异议后,再由招标办发放中标通知书。
    11.政府采购
    属于政府采购的,先由招标办确定并商招标代理公司拟定招标文件,再由招标办商管理部门、使用部门及法律顾问对招标文件进行审核,并填写《海南经贸职业技术学院招标文件审批表》(见附件6),并履行审批手续后,方可实施招标。其中,金额不足50万元的,由学院分管领导批准;50万元及以上的,由学院分管领导审核后再报院长批准。招标结束后,由招标办将招标代理公司出具的《中标确认函》报学院领导签署意见。其中,金额不足50万元的,由学院分管领导批准;50万元及以上的,由学院分管领导审核后再报院长批准。履行以上审批手续,并经公示无异议后,再由招标代理公司发放中标通知书。
    五、合同文本签订
    12.金额0.5万元及以上的项目均需签订合同,合同文本根据内容分类,拟定统一格式。合同金额总额不足5万元的货物、服务类项目或不足10万元的工程类项目,由管理部门商使用部门拟定,学院分管领导认可后,即可签订;5万元及以上的货物、服务类项目或10万元及以上的工程类项目,须填写《海南经贸职业技术学院合同签订审批表》(见附件7)并且经学院党政办公室法律人员审查,其中政府采购或经党政办公室法律人员初核后认为需要提交的项目,均应报送学院聘请的法律顾问审核,并呈报学院分管领导审批后,方可正式签订。其中,不足50万元的,由学院分管领导批准,在50万元及以上的,由学院分管领导审核后再报院长批准。
    13.金额不足1万元的货物、服务类项目或不足3万元的工程类项目,由院长授权部门主要负责人,并携同部门责任人一并在合同文书上签字即可生效(简称“二级签名制”);1万元及以上的货物、服务类项目或3万元及以上的工程类项目至不足50万元的,由院长授权学院分管领导,并携同项目管理部门及使用部门负责人(或项目管理部门负责人及责任人)一并在合同文书上签字即可生效(简称“三级签名制”);50万元及以上的,由院长,携同学院分管领导、项目管理部门及使用部门负责人(或管理部门责任人)一同在合同文书上签字方可生效(简称“四级签名制”)。
    六、项目变更、监理、全程跟踪审计、验收及款项支付
    14.项目变更
    凡项目变更涉及追加款项的,一律不得超过原合同金额的10%。
货物、服务类项目变更由变更申请人(即提出变更要求的部门或供应商)提交变更申请(含变更清单,停产原因的需有厂家证明),管理部门组织审核,使用部门、供货商共同参与,有设计、监理、跟踪审计单位的均应派员一同参与,再经法律顾问审核(或邀请校外专家进行评估)后,填写 《海南经贸职业技术学院货物、服务类项目变更审批表》(见附件8),并报学院领导审批。
    工程类项目变更由变更申请人(即提出变更要求的部门或施工单位)提交变更签证单、工程量清单及现场照片等,后勤处组织审核,使用部门、施工单位共同参与,有设计、监理、跟踪审计单位的均应还须派员一同参与,再经法律顾问审核(或邀请校外专家进行评估)后,填写《海南经贸职业技术学院工程类项目变更(签证)审批表》(见附件9)并报学院领导审批。
    凡项目变更需追加款项额度的,一律按学院规定的财务审批权限执行,至于品牌、功能等其他类的变更一般由学院分管领导审批,凡学院分管领导认为必要的,再报院长审批或提交院长办公会议审定。货物、服务变更的结算金额以双方协商后签订的补充合同为准。货物、服务类项目工程部分和工程类项目的变更(签证)估算金额仅作为行政审批参考,结算金额以审计结果为准。
    15.项目监理、跟踪审计
    凡合同金额在20万元及以上的工程类及信息化类项目或工程部分金额在20万元及以上的货物类项目,均应委托监理单位对其实施过程进行监理;凡合同金额在200万元及以上的工程类及信息类项目或工程部分金额在200万元及以上的货物类项目,均应委托造价咨询单位对其实施过程进行跟踪审计。监理单位和跟踪审计单位作为服务类项目按规定予以采购。
    16.项目验收
    项目完成后,合同金额不足1万元的货物、服务类项目或不足3万元的工程类项目,由施工单位准备好相关材料,使用部门(或管理部门)主要负责人担任验收小组组长,并召集使用人(或保管人)、责任人进行验收,必要时邀请学院审计部门人员或专业人员参加;1万元及以上的货物、服务类或在3万元及以上的工程类项目,在施工单位准备好相关材料的基础上,由管理部门主要负责人担任验收小组组长,并牵头组织使用、审计、设计、计财和工会等相关部门人员进行验收,有监理和跟踪审计单位的均应派员参加验收,必要时聘请校内专业人员或校外专家参与,并填写验收表(见附件11、12),履行审批手续。原则上在20万元及以上的项目须先由管理部门商使用部门进行初验。
    17.项目验收审批权限
    合同金额不足1万元的货物、服务类项目或不足3万元的工程类项目,由验收小组组长批准;1万元及以上的货物、服务类项目或3万元及以上的工程类项目,由验收小组组长审核后,报学院分管领导批准,其中在50万元及以上的,履行以上程序后,报院长批准。
    18.款项支付
    合同金额不足10万元的,原则上在项目验收合格及结算审计后,一次性支付完款项;在10万元及以上的,预付30%的款项作为预付款,进度款支付比例及金额,由管理部门携同使用单位商施工单位根据工程内容协商,并在合同中约定,验收前最高不超过合同价的85%。
    项目款项支付申请由管理部门填写《海南经贸职业技术学院项目款项支付审批表》(见附件10)并办理支付手续。其中,申请金额不足1万元的货物、服务类或不足3万元的工程类项目由使用部门(或管理部门)主要负责人审批;1万元及以上的货物、服务类或3万元及以上的工程类,不足50万元的,由施工单位提出,有监理和跟踪审计单位的还须监理和跟踪审计单位审查,并经管理部门商使用部门审核,最后报学院分管领导批准;50万元及以上的,履行以上程序后,报院长批准,并要时提交院长办公会议或党委会会议审定。
    项目验收合格及结算审计后,扣除结算金额的5%作为质量保证金后一次性支付剩余款项,若收到供应商提交的保函,则一次性支付所有剩余款项。保函由供应商(施工单位)向银行申请,以学院为受益人,保函金额为项目结算金额的5%,保函有效期不得早于合同约定质保期限。保函应列入重要票据管理,在质保期内如发生质量问题而供应商又未按合同约定履行更换或维修义务的,可凭保函等相关材料向担保银行索赔。
    根据合同约定,项目质保期期满后,由管理部门商使用部门提出,并组织审计、计财和工会等相关部门人员共同验收项目运行情况。符合进行验收要求的,由管理部门填写《海南经贸职业技术学院项目质保期满验收表》(见附件13),并为供货商或施工单位办理退还质保金手续,其中审批权限与第17条规定的项目验收审批权限一致;不符合要求的,暂缓退还质保金并限期整改直至达到验收要求为止。
    项目各类款项的支付,不再向审计部门办理报备手续。
    七、其他
    19.除货物、服务类项目和工程类项目以外各类活动的经费使用,由申请部门参照本规定,填写《海南经贸职业技术学院货物、服务类项目及各类活动立项及经费申请表》,并按照货物、服务类项目预算的要求办理预算审计和履行行政审批手续后方可实施。
凡涉及的事宜,与学院此前等规定不一致的,以本规定为准;凡未涉及的事宜,按照国家及省的有关法律法规,以及学院的相关规定执行。
    20.本规定由学院招标办负责解释,自2017年4月1日起执行。同时,2016年5月3日印发的《海南经贸职业技术学院关于进一步加强采购管理工作的若干规定(试行)》(琼贸职院字﹝2016﹞50号)废止。
 
附件:1.海南经贸职业技术学院货物、服务类项目及各类活动立项及经费申请表
2.海南经贸职业技术学院工程类项目立项及经费申请表
3.海南经贸职业技术学院项目设计(或实施)方案审批表
4.海南经贸职业技术学院项目(或活动)预结算审计审批表
5.海南经贸职业技术学院项目询价采购确认表
6.海南经贸职业技术学院项目招标文件审批表
7.海南经贸职业技术学院合同签订审批表
8.海南经贸职业技术学院货物、服务类项目变更审批表
9.海南经贸职业技术学院工程类项目变更(签证)审批表
10.海南经贸职业技术学院项目进度款审批表
11.海南经贸职业技术学院货物、服务类项目验收表
12.海南经贸职业技术学院工程类项目验收表
13.海南经贸职业技术学院项目质保期满验收表
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